Analyser la demande de formation

 

## Pourquoi commencer par analyser la demande ?

Lorsqu’un formateur reçoit une demande de formation, celle-ci est rarement formulée en termes pédagogiques.

Un responsable commercial pourra par exemple demander :

> « Il faudrait former l’équipe à la prospection. »

Un manager pourra expliquer :

> « Mes collaborateurs doivent mieux utiliser Excel. »

Ou encore :

> « Nous voulons une formation sur l’intelligence artificielle. »

Ces demandes donnent une direction, mais elles ne permettent pas encore de construire une formation pertinente.

Avant de réfléchir au programme, aux supports ou aux exercices, il faut comprendre **le problème que la formation est censée résoudre**.

L’analyse de la demande constitue donc la première étape de l’ingénierie pédagogique.

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## Passer du sujet au besoin réel

Une erreur fréquente consiste à confondre le **thème de la formation** et le **besoin de formation**.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui demande une formation sur LinkedIn.

Le thème est clair : LinkedIn.

Mais derrière cette demande peuvent se cacher des objectifs très différents :

* améliorer la visibilité des commerciaux ;

* trouver de nouveaux prospects ;

* développer la marque employeur ;

* apprendre à publier du contenu ;

* optimiser les profils des collaborateurs ;

* identifier les bons interlocuteurs au sein d’une entreprise.

Une même formation intitulée « LinkedIn » peut donc répondre à des problématiques complètement différentes.

Le rôle du formateur est de comprendre ce qui se cache derrière la demande initiale.

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## Comprendre le contexte

La première question à se poser est simple :

**Pourquoi cette formation est-elle demandée aujourd’hui ?**

Le contexte peut avoir une influence importante sur le contenu de la formation.

Par exemple :

* un nouvel outil vient d’être déployé ;

* une nouvelle organisation a été mise en place ;

* les résultats commerciaux sont insuffisants ;

* une nouvelle réglementation doit être appliquée ;

* les collaborateurs rencontrent des difficultés particulières ;

* l’entreprise souhaite faire évoluer ses pratiques ;

* de nouvelles compétences deviennent nécessaires.

Comprendre le contexte permet de déterminer si la formation doit avant tout transmettre des connaissances, développer des compétences ou accompagner un changement.

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## Identifier le problème à résoudre

Une formation est généralement mise en place pour réduire un écart entre une situation actuelle et une situation souhaitée.

Par exemple :

**Situation actuelle :**

Les commerciaux utilisent très peu le CRM.

**Situation souhaitée :**

Toutes les opportunités commerciales doivent être enregistrées, qualifiées et suivies dans le CRM.

La formation devra donc permettre aux commerciaux d’utiliser l’outil correctement et de manière autonome.

Mais il faut encore vérifier une chose : **le problème vient-il réellement d’un manque de compétence ?**

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## Vérifier que la formation est la bonne réponse

Tous les problèmes rencontrés dans une entreprise ne peuvent pas être résolus par une formation.

Reprenons l’exemple du CRM.

Si les commerciaux ne l’utilisent pas parce qu’ils ne savent pas comment fonctionne l’outil, une formation peut effectivement être nécessaire.

Mais ils peuvent également ne pas l’utiliser parce que :

* l’outil est trop complexe ;

* certaines fonctionnalités ne fonctionnent pas correctement ;

* personne n’a défini les règles d’utilisation ;

* ils manquent de temps ;

* le management ne suit pas les informations saisies ;

* l’outil fait doublon avec un autre système.

Dans ces situations, organiser une formation ne suffira probablement pas à résoudre le problème.

Le formateur doit donc essayer de distinguer :

**un problème de compétence**

et

**un problème d’organisation, d’outil ou de processus**.

Cette distinction évite de créer une formation qui ne répondrait pas réellement au besoin.

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## Identifier le changement attendu

Une question particulièrement efficace consiste à demander :

> « Qu’aimeriez-vous que les participants soient capables de faire après la formation qu’ils ne savent pas faire aujourd’hui ? »

Cette question permet de passer d’un sujet général à un résultat concret.

Par exemple, au lieu de dire :

> « Nous voulons former les équipes à l’intelligence artificielle. »

On pourra préciser :

> « Nous souhaitons que les commerciaux soient capables d’utiliser une intelligence artificielle pour préparer leurs rendez-vous, rédiger leurs comptes rendus et améliorer leurs relances clients. »

Le besoin devient immédiatement beaucoup plus précis.

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## Poser les bonnes questions au commanditaire

Lorsqu’un formateur échange avec l’entreprise ou la personne qui demande la formation, plusieurs questions peuvent l’aider à clarifier le besoin.

Par exemple :

### Sur le contexte

* Pourquoi souhaitez-vous mettre en place cette formation ?

* Pourquoi maintenant ?

* Y a-t-il eu un changement récent ?

* Quel problème avez-vous identifié ?

### Sur les participants

* Qui participera à la formation ?

* Quel est leur niveau actuel ?

* Ont-ils déjà été formés sur le sujet ?

* Utilisent-ils déjà les outils concernés ?

### Sur les résultats attendus

* Que doivent-ils être capables de faire après la formation ?

* Qu’est-ce qui doit changer dans leur manière de travailler ?

* Quelles compétences sont prioritaires ?

### Sur les contraintes

* Combien de temps peut durer la formation ?

* Doit-elle être réalisée en présentiel ou à distance ?

* Quels outils seront disponibles ?

* Existe-t-il des contraintes particulières ?

Ces questions permettent au formateur de recueillir les informations nécessaires avant de construire le programme.

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## Formaliser la demande

À la fin de cette première étape, le formateur doit être capable de résumer la demande en quelques lignes.

Par exemple :

> Une entreprise souhaite former ses responsables commerciaux à l’utilisation de l’intelligence artificielle afin de leur permettre de gagner du temps dans la préparation des rendez-vous, la rédaction des propositions commerciales et les relances clients.

Cette formulation est beaucoup plus exploitable qu’une demande générale telle que :

> « Nous voulons une formation à l’intelligence artificielle. »

Elle permet déjà d’identifier :

* le public ;

* le sujet ;

* les principaux usages ;

* les résultats attendus.

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## Une méthode simple à retenir

Pour analyser une demande de formation, le formateur peut utiliser cinq questions :

1. **Pourquoi ?**

   Pourquoi cette formation est-elle demandée ?

2. **Pour qui ?**

   Qui sont les participants ?

3. **Quel problème ?**

   Quelle difficulté souhaite-t-on résoudre ?

4. **Quel changement ?**

   Que devront être capables de faire les participants après la formation ?

5. **Quelles contraintes ?**

   Quelles sont les conditions dans lesquelles la formation devra être réalisée ?

Ces cinq questions constituent une base simple pour commencer l’analyse de presque n’importe quel projet de formation.

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## À retenir

Avant de construire une formation, il est essentiel d’analyser précisément la demande.

Le formateur doit identifier :

* le contexte ;

* le problème rencontré ;

* les personnes concernées ;

* les changements attendus ;

* les contraintes du projet.

Une demande de formation constitue seulement un point de départ.

Le travail du formateur consiste à transformer cette demande en **besoin pédagogique clair, précis et exploitable**.

C’est seulement une fois ce besoin identifié qu’il devient pertinent de construire les objectifs, le programme, les activités et les évaluations.